Annuleringsbeleid en no-shows: zo regel je het als trainer
Een uur dat een klant niet komt, vul je bijna nooit meer. Met duidelijke regels vooraf voorkom je gedoe achteraf. Inclusief een voorbeeldtekst die je kunt gebruiken.
- Spreek je regels af vóórdat de klant boekt, en zet ze op papier.
- Houd het simpel: één termijn (bijvoorbeeld 24 uur), één regel voor te laat en één voor niet komen.
- Laat vooraf betalen. Dan hoef je achteraf niets te innen.
Waarom een annuleringsbeleid
Als zelfstandige verkoop je tijd. Zegt een klant een uur van tevoren af, dan is dat uur meestal verloren: je bent er al, je hebt de ruimte geregeld of je hebt een andere klant afgewezen. Een duidelijke regel beschermt je inkomen, en eerlijk gezegd ook de klant: die weet vooraf waar hij aan toe is.
Zo stel je het op
- Kies één termijn. 24 uur is goed uit te leggen; Gymies gebruikt die termijn ook. Werk je met baanhuur of zaalhuur die je niet kunt annuleren, dan kan een langere termijn logischer zijn.
- Bepaal wat er gebeurt bij te laat annuleren: de sessie wordt gerekend, of gaat van de strippenkaart af.
- Bepaal wat er gebeurt als jij afzegt: geld terug of een nieuwe afspraak, naar keuze van de klant. Dat maakt je regel eerlijk.
- Zet het op papier en laat het zien vóór het boeken, bijvoorbeeld in je voorwaarden of je bevestiging.
- Laat vooraf betalen. Een regel die je achteraf moet innen, voelt voor beide kanten ongemakkelijk.
Voorbeeldtekst
Deze tekst kun je overnemen en aanpassen voor je eigen voorwaarden:
Annuleren en verzetten - Tot 24 uur voor de sessie kun je kosteloos verzetten of annuleren. - Annuleer je later dan 24 uur van tevoren, of kom je niet, dan wordt de sessie gerekend. - Zeg ik zelf af, dan krijg je je geld terug of plannen we een nieuwe sessie, wat jij wilt. - Bij een strippenkaart gaat een op tijd geannuleerde sessie terug op je kaart.
Zo werkt het op Gymies
Op Gymies hoef je dit niet zelf te regelen. Er geldt één annuleringsbeleid bij elke trainer, en je klant ziet het vóór het boeken:
- Binnen 15 minuten na het boeken: Je annuleert gratis en krijgt alles terug.
- Tot 24 uur voor de sessie: Je krijgt het sessiebedrag terug, of de sessie terug op je strippenkaart.
- Binnen 24 uur voor de sessie: Je krijgt niets terug.
- Annuleert de trainer: Dan krijg je altijd alles terug.
- Vooraf betaald: een sessie staat pas vast als de klant heeft betaald.
- Te laat afgezegd of niet gekomen: je wordt betaald voor de sessie. Kwam de klant niet, dan registreer je een no-show.
- Bedenktijd: binnen 15 minuten na het boeken kan een klant altijd kosteloos annuleren.
- Zeg jij af, dan krijgt de klant alles terug. Zeg je minder dan 24 uur van tevoren af of kom je niet, dan kan Gymies je een vergoeding rekenen (voorwaarden, art. 9.7).
- Groepslessen hebben eigen regels: deelnemers betalen pas als het minimum er is. Zo werkt het.
Veelgestelde vragen
Mag ik een sessie rekenen als een klant te laat afzegt?
Alleen als je dat vooraf duidelijk hebt afgesproken, bijvoorbeeld in je voorwaarden die de klant ziet vóór hij boekt. Zonder afspraak vooraf is het lastig om achteraf iets te rekenen.
Welke annuleringstermijn moet ik kiezen?
Er is geen verplichte termijn. Kies er een die je zelf kunt volhouden en die je leerling begrijpt. Op Gymies geldt voor alle trainers dezelfde termijn, en de klant ziet die vóór het boeken.
Wat gebeurt er op Gymies als een klant niet komt?
Je registreert een no-show bij de sessie. Je uitbetaling voor die sessie blijft staan.
Op Gymies betalen klanten vooraf en gelden vaste annuleringsregels. Jij geeft les.
Bekijk Gymies voor trainers